Description de fonction

Assistant·e personnel du Directeur général

La société

Inchcape est un distributeur automobile indépendant et multimarque dont les activités s'étendent sur les cinq continents.

Nous sommes présents sur 36 marchés nationaux et opérons en tant que partenaire stratégique clé pour les plus grandes marques de voitures haut de gamme et de luxe du monde, auxquelles nous fournissons une voie d'accès au marché efficace et centrée sur le client pour les véhicules et les pièces détachées.

En Belgique et au Luxembourg, nous sommes le distributeur officiel de Toyota et Lexus. Par conséquent, nous agissons sous le nom de Toyota Belgium. Notre siège social belge est basé à Zaventem.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un·e assistant·e personnel·le du directeur général pour rejoindre notre équipe.

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Fonction

En tant qu'Assistant·e personnel·le, vous êtes le bras droit du directeur général et de l'équipe de direction, leur offrant un solide soutien administratif et optimisant la gestion du siège social.

Vos responsabilités comprennent notamment :

  • Gestion du calendrier : vous gérez et optimisez l'agenda du directeur général en établissant des priorités dans son planning et ses différentes réunions.
  • Planification des réunions et des événements : vous aidez le directeur général à planifier et à organiser les réunions en gérant l'ordre du jour, le lieu, la logistique et la technologie de réunion en fonction des besoins des participants. Vous participez également à l'organisation d'événements externes avec des parties prenantes clés, et vous prenez en charge les notes de réunion et les listes de mesures à prendre après la réunion.
  • Correspondance/approbations : vous agissez comme un point de contact fiable pour les communications et les approbations, en répondant aux questions générales si nécessaire, en renvoyant les questions de routine aux parties appropriées et en assurant le suivi pour garantir une disposition appropriée. Vous disposerez d'une marge de manœuvre pour prendre des initiatives afin de résoudre les problèmes dans le cadre des politiques et des lignes directrices spécifiées, et pour fournir des recommandations lorsqu'une action exécutive est requise, le cas échéant.
  • Préparation des dossiers de voyage : vous rédigez des dossiers de voyage pour les déplacements internationaux ainsi que pour les grands événements. Ce travail comprend la combinaison de toutes les informations relatives à l'événement ainsi que la coordination de la logistique du voyage et la compilation des briefings des réunions avec les clients par les membres de l'équipe concernés.
  • Voyages et dépenses : vous êtes responsable de l'élaboration des itinéraires de voyage et du traitement du remboursement des dépenses.
  • Budget : vous gérez la relation avec tous les fournisseurs externes et êtes responsable de la soumission des factures et du suivi avec l'équipe financière interne.
  • Projets spéciaux : vous fournissez un soutien analytique afin d'aider la direction dans le cadre de projets spéciaux. Vous effectuez des recherches, vous compilez des données et vous préparez des rapports pour assurer la bonne exécution de ces projets.
  • Confidentialité : vous traitez avec professionnalisme les questions et les documents sensibles et confidentiels.
  • Gestion du bureau : vous contribuez à la bonne gestion du siège social, avec la gestion des fournitures, la coordination des communications internes et des commandes nécessaires, ainsi que l'organisation de réunions si nécessaire.
  • Dans l'ensemble : vous assistez le management dans diverses tâches telles que la création de numéros de commande et de factures, la communication interne, etc.

Profil

  • Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans un rôle administratif similaire, dont un minimum de 2 ans dans le soutien au niveau de la direction ou supérieur.
  • Vous parlez couramment le néerlandais, le français et l'anglais.
  • Vous avez des compétences avancées en Microsoft Office : Outlook, Word, Excel et PowerPoint
  • La connaissance des systèmes Coupa et Concur est un atout.
  • Vous avez d'excellents antécédents et pouvez démontrer un haut niveau de confiance et d'intégrité.
  • Vous avez de l'expérience dans la planification de réunions et l'organisation de voyages.
  • Vous prenez des initiatives facilement, et vous pouvez gérer un bureau complet avec aisance et vous épanouir dans un environnement très dynamique.
  • Vous êtes un professionnel dévoué avec d'excellentes compétences en communication.
  • Vous faites preuve de passion, de résilience et d'adaptabilité dans votre travail.

Offre

Vous ferez partie d'une entreprise mondiale qui offre des possibilités de développement et des objectifs de carrière.

De plus, nous offrons un environnement de travail ouvert, un salaire compétitif avec des avantages supplémentaires, et des horaires de travail flexibles.

Si vous êtes une personne enthousiaste qui peut s'identifier à nos valeurs et si vous voulez faire partie d'une entreprise qui représente des marques comme Toyota et Lexus, n'hésitez pas et envoyez-nous votre CV !

  • Publiée le:lun. 11 octobre 2021
  • Lieu: Zaventem
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