Description de fonction

Sales Admin & Delivery Manager

La société

Inchcape est un distributeur automobile indépendant et multimarque présent sur les cinq continents. Nous sommes présents dans 36 pays et agissons en tant que partenaire stratégique important pour les plus grandes marques mondiales de luxe, à qui nous fournissons une voie d'accès au marché efficace et orientée vers le client.

En Belgique et au Luxembourg, nous sommes le distributeur officiel de Toyota et Lexus.

En plus de notre magasin phare belge à Zaventem, nous avons 2 concessions et points de service à Bruxelles et Anvers.

Nous sommes actuellement à la recherche d'un Sales Admin & Delivery Manager pour renforcer l'équipe de Toyota Zaventem / Anderlecht.

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Fonction

Le Sales admin & delivery Manager IRB est responsable de toute la coordination de l’administration et de la livraison des véhicules neufs et d’occasion afin que tout se fasse à temps et dans de bonnes conditions (retail, TME, fleet, marchand) pour les sites de Toyota Zaventem et Anderlecht.

Pour ce faire, il/elle est également responsable de l’uniformité des procédures pour les 2 sites IRB (Anderlecht et Zaventem) ainsi que de la gestion et du coaching de l'équipe Sales Admin & Delivery.

Les responsabilités incluent :

  1. Optimiser l’administration des ventes de véhicules neufs et d’occasion
  • Préparer et contrôler les dossiers de vente : bon de commande, check-list, fiche d’analyse, contrats de financement (si d’application)
  • Effectuer l’enregistrement de nouvelles commandes et optimiser les échanges avec les différentes parties prenantes pour assurer une livraison en temps et en heure
  • Assurer l’enregistrement et le suivi de tous les dossiers dans le système informatique de la concession
  • Définir et communiquer les tâches et plannings de chaque employé pour la préparation et livraison du véhicule
  • Assurer le classement et suivi des dossiers, commandes, factures et autres procédures administratives pour chaque véhicule
  • Faire le suivi des paiements clients avant livraison (mouvements sur le compte en banque)
  • Contacter les clients pour la livraison de leur véhicule et la réception des documents du véhicule neuf
  • Contacter les conducteurs de Contact Cy Cars/CRP/véhicules via les compagnies de leasing en ce qui concerne la livraison et la reprise de l’ancien véhicule - carcheck
  • Contacter, si nécessaire, les divers fournisseurs (alarme, carkit, vitres teintées, lettrage) pour montage d’accessoires
  • Faire en sorte que les vendeurs préparent à temps les véhicules showroom et véhicules terminés carrosserie
  • Effectuer un inventaire mensuel des véhicules
  1. Assurer une gestion optimale des différents sites de vente
  • Uniformiser les procédures dans les différents sites afin d’améliorer la qualité du service, l’harmonisation des méthodes de travail permettant une meilleur flexibilité et productivité dans le département.
  • Réviser la charge de travail des différents sites en fonction des commandes et procéder à certaines répartitions si nécessaire
  • Effectuer un suivi efficace des contrats avec les fournisseurs et transporteurs pour identifier les possibilités d’amélioration
  • Trouver des solutions en cas de problèmes fournisseurs ou de manque d’effectif temporaire sur un site
  • Optimiser la qualité du service aux clients pour le département sales admin (enquêtes de satisfaction vente CRS, LRS et google reputation score)
  • Assurer la gestion et suivi des plaintes éventuelles concernant l’administration des ventes et la livraison
  • Assurer que les reporting journaliers et mensuels soient faits : dashboard, daily funnel, weekly, smartsheet…
  • Faire des propositions de simplification du process en termes de digitalisation des procédures afin de garantir une efficacité optimale
  1. Agir en tant que responsable du personnel dans le département sales admin
  • Surveiller le bon respect des valeurs et normes applicables dans la concession
  • Training, coaching et motivation continue des membres du team
  • Evaluer les compétences et les aptitudes des collaborateurs selon les méthodes d’évaluations mises en place par Inchcape

Profil

  • Vous avez de l'expérience dans une fonction de responsable administratif.ve avec des contacts clients
  • Vous parlez couramment le néerlandais, le français et l'anglais
  • Vous avez une bonne connaissance des applications Office (Excel, Word). La connaissance d’un package informatique pour un concessionnaire (Navision – Incadea) est un plus.
  • Vous avez l'esprit d'équipe
  • Vous êtes précis et organisé, et savez prendre des intiatives
  • Vous êtes dynamique, communicatif et savez gérer une équipe
  • Vous avez l'esprit orienté résultat et savez résoudre des problèmes quand ils se présentent
  • Vous avez un haut niveau d'intégrité

Offre

Vous aurez l'occasion de travailler pour une marque de voitures haut de gamme qui est la référence dans le domaine des véhicules hybrides.

Nous offrons un défi professionnel au sein d'une équipe de collègues enthousiastes. Vous aurez la possibilité de développer davantage vos compétences, par exemple par le biais de la Toyota / Lexus Academy.
En outre, nous offrons un salaire compétitif et des avantages supplémentaires.

Êtes-vous entreprenant et motivé par la qualité ? Alors n'hésitez pas à nous envoyer votre CV !

  • Publiée le:lun. 26 septembre 2022
  • Lieu: Zaventem / Anderlecht
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