Functieomschrijving

Personal Assistant to the Managing Director

Bedrijfsdetails

Inchcape is een onafhankelijke, multi-merk autodistributeur die actief is in landen op vijf continenten.

Wij zijn aanwezig in 36 landen en fungeren als een belangrijke strategische partner voor 's werelds belangrijkste premium- en luxemerken, voor wie wij een doeltreffende en klantgerichte route naar de markt verzorgen.

In België en Luxemburg zijn wij de officiële verdeler van Toyota en Lexus. Daarom handelen wij onder de naam Toyota Belgium. Ons Belgisch hoofdkantoor is gevestigd in Zaventem.

Voor onze Logistics Centre te Vilvoorde zijn wij op zoek naar een Toyota & Lexus Logistics Centre Coordinator om ons team te versterken.

#vacature #vacancy #postevacant #job #personalassistant #automotive #headofficemanagement

Functie

Als Personal Assistant fungeer je als rechterhand van de Managing Director en het Management Team. Je biedt hen een sterke administratieve ondersteuning en optimaliseert het beheer van het hoofdkantoor.

Uw verantwoordelijkheden omvatten :

  • Beheer van de agenda: je beheert en optimaliseert de agenda van de Managing Director door prioriteit te geven aan agenda's en vergaderingen.
  • Planning van vergaderingen en evenementen: je assisteert de Managing Director bij het plannen en organiseren van vergaderingen door het opstellen van de agenda, locatie, logistiek en vergadertechnologie op basis van de behoeften van de deelnemers. Je kunt ook externe evenementen met belangrijke stakeholders ondersteunen en de notulen en actiepuntenlijsten voor na de vergadering verzorgen
  • Correspondentie/goedkeuringen: je fungeert als een betrouwbaar aanspreekpunt voor communicatie en goedkeuringen, beantwoordt waar nodig algemene vragen, verwijst routinematige zaken door naar de juiste partijen en zorgt voor de juiste afhandeling. U hebt de ruimte om initiatief te nemen om kwesties op te lossen binnen het gespecificeerde beleid en de gespecificeerde richtsnoeren, en om aanbevelingen te doen wanneer uitvoerende actie vereist is, waar en wanneer dat nodig is.
  • Voorbereiding van reisbriefings: u stelt reispakketten samen voor internationale reizen en grote evenementen. Dit werk omvat het combineren van alle informatie over evenementen naast de gecoördineerde logistiek van reizen en ook het samenstellen van briefings van klantenbijeenkomsten van relevante teamleden.
  • Reizen en onkosten: je bent verantwoordelijk voor het maken van reisroutes en het afhandelen van onkostenvergoedingen.
  • Budget: u onderhoudt de relatie met alle externe verkopers en bent verantwoordelijk voor het indienen van facturen en de follow-up met het interne Finance-team.
  • Speciale projecten: je biedt analytische ondersteuning om de executive bij te staan bij speciale projecten, onderzoek te doen, gegevens te verzamelen en rapporten voor te bereiden.
  • Vertrouwelijkheid: je gaat op professionele wijze om met gevoelige en vertrouwelijke zaken en materialen.
  • Beheer van het hoofdkantoor: u ondersteunt het goede beheer van het hoofdkantoor, met voorraadbeheer, coördinatie van communicatie en bestellingen en de organisatie van vergaderingen wanneer nodig.
  • Algemeen: je ondersteunt business leaders met diverse taken zoals het aanmaken van PO-nummers en facturen, interne communicatie, enz.

Profiel

  • Je hebt minstens 5 jaar ervaring in een administratieve functie, waarvan minimum 2 jaar in de ondersteuning van Director Level of hoger
  • Je spreekt vloeiend Nederlands, Frans en Engels
  • Je beschikt over gevorderde Microsoft Office vaardigheden: Outlook, Word, Excel en PowerPoint
  • Kennis van Coupa en Concur is een pluspunt
  • Je hebt een uitstekende staat van dienst, met een bewezen hoge mate van vertrouwen en integriteit
  • Je hebt ervaring met het plannen van vergaderingen en het organiseren van reizen
  • Je neemt initiatief, kunt met gemak een vol bureau aan en gedijt goed in een drukke omgeving
  • Je bent een toegewijde professional met uitstekende communicatieve vaardigheden
  • Je toont passie, veerkracht en aanpassingsvermogen in je werk

Aanbod

Je wordt deel van een wereldwijd bedrijf dat ontwikkelingsmogelijkheden en carrièredoelstellingen biedt.

Daarnaast bieden we een open werkomgeving, een competitief salarispakket met bijkomende voordelen

Ben je een enthousiast persoon die zich kan vinden in onze waarden en wil je deel uitmaken van een bedrijf dat merken als Toyota en Lexus vertegenwoordigt, aarzel dan niet en stuur ons je cv!

  • Online op:ma 11 oktober 2021
  • Locatie: Zaventem
Even geduld, uw aanvraag wordt verwerkt
Mail naar uw vrienden
Mail(s) succesvol verstuurd
Er is een fout opgetreden, gelieve contact op te nemen met uw systeem administrator
[sluiten]